Besuchermanagement ∙ Besucherverwaltung

Besuchermanagement im Überblick

Ein professionelles Besuchermanagement prägt den ersten Eindruck und trägt zur Sicherheit Ihres Unternehmens bei. Die digitale Lösung von Interflex ermöglicht eine effiziente Besuchersteuerung – von der Einladung bis zur Abmeldung – und entlastet gleichzeitig den Empfang. So schaffen Sie reibungslose Abläufe und erfüllen höchste Anforderungen an Datenschutz und Compliance. Interflex bietet nicht nur ein Produkt, sondern maßgeschneiderte Lösungen, die auf die individuellen Bedürfnisse und Anforderungen Ihres Unternehmens zugeschnitten sind.

Moderne Besucherverwaltung

Das digitale Besuchermanagement von Interflex bietet Ihnen eine einfache und zuverlässige Lösung zur Erfassung und Verwaltung von Besucherdaten. Ob Geschäftspartner, Kunden, Lieferanten oder Bewerber – alle Daten werden DSGVO-konform erfasst und sicher verwaltet. Mit einer benutzerfreundlichen Oberfläche und einem modularen Aufbau können Sie das System flexibel an Ihre Unternehmensgröße und spezifischen Anforderungen anpassen. Dank digitaler Selbstanmeldung, Sicherheitsunterweisungen und der einfachen Nachverfolgbarkeit von Besucherdaten steigern Sie nicht nur den Komfort, sondern auch die Sicherheit in Ihrem Unternehmen.

Software-Komponenten

Die Interflex-Softwarelösung lässt sich problemlos in Ihre bestehenden Systeme integrieren. Sie bietet eine benutzerfreundliche Oberfläche, die Ihre Mitarbeitenden ohne großen Schulungsaufwand effizient arbeiten lässt. Dabei ist sie skalierbar und unterstützt unterschiedliche Benutzerrollen sowie Rechte, um sicherzustellen, dass sensible Daten nur von autorisierten Personen abgerufen werden. Durch die Cloud-basierte Architektur können alle Besucherdaten sicher gespeichert und schnell verarbeitet werden – egal, ob vor Ort oder remote.

Hardware-Komponenten

Die Hardwarekomponenten von Interflex ergänzen die Software perfekt. Kiosk-Terminals und Tablets ermöglichen es den Besuchern, ihre Daten eigenständig einzugeben und Sicherheitsunterweisungen durchzuführen. Diese Geräte sind einfach zu bedienen und können sowohl an Empfangstheken als auch in Eingangshallen positioniert werden. Der Einsatz von QR-Code-Scannern für den Zutritt sorgt für eine schnelle und kontaktlose Identifikation der Gäste. Die gesamte Hardware lässt sich mühelos in bestehende Systeme integrieren und stellt sicher, dass Ihre Prozesse effizient und sicher bleiben.

Modulare Lösung

Die Interflex-Lösung bietet Ihnen eine maßgeschneiderte Lösung für alle Szenarien – vom Empfang mit Personal bis hin zur Selbstanmeldung ohne Empfangspersonal. Die Module sind flexibel kombinierbar, sodass Sie genau die Funktionen erhalten, die Sie benötigen, um Ihr Besuchermanagement effizient und sicher zu gestalten.

• Selbstanmeldung: Besucher können ihre Daten direkt am Kiosk oder Tablet eingeben und erhalten automatisch ihren Besucherausweis.

• Digitale Einladung und Voranmeldung: Versenden Sie Besuchereinladungen per E-Mail und lassen Sie alle relevanten Daten vorab erfassen.

• Zutrittssteuerung: Besucherausweise können mit QR-Codes für den Zutritt kombiniert werden, der die Öffnung von Türen oder Schranken ermöglicht.

Komplettlösung: Von der Einladung bis zur Abmeldung

Mit der Interflex-Lösung haben Sie eine ganzheitliche Lösung für das Besuchermanagement. Die folgenden Funktionen decken alle wichtigen Aspekte des Besuchsmanagements ab:

• Einladung und Voranmeldung
• Selbstanmeldung am Kiosk oder Tablet
• Ausgabe von Besucherausweisen
• Sicherheitsunterweisung und Datenschutzerklärung
• Dokumentation von Besucherdaten
• Zutrittsberechtigung

Alle Schritte – vom ersten Kontakt per E-Mail bis zur Abmeldung des Besuchers – sind nahtlos miteinander verbunden und bieten sowohl Ihnen als auch Ihren Gästen ein reibungsloses Erlebnis.

Effizienter Empfang

Der Empfang ist der Dreh- und Angelpunkt beim Besuchermanagement. Herkömmliche Besucherverwaltung ist zeitaufwändig und fehleranfällig. Die Lösung von Interflex reduziert den Aufwand und steigert die Effizienz. Besonders bei hohem Besucheraufkommen entlastet das digitale System den Empfang und sorgt für eine schnelle, präzise Erfassung der Besucherdaten.

• Effiziente Datenverwaltung: Durch die dezentrale Datenerfassung am Empfang oder direkt vor Ort wird der Arbeitsaufwand reduziert.
• Erhöhte Datenqualität: Fehler wie Tippfehler werden durch die Selbstanmeldung minimiert.
• Optimierte Sicherheitsprozesse: Alle Sicherheitsunterweisungen und Datenschutzbestimmungen werden vorab geprüft und digital bestätigt.

Besucherdaten von Anfang bis Ende

Bereits vor dem Besuch werden die wichtigsten Besucherdaten erfasst. Bei der Voranmeldung können Ihre Mitarbeiter die Gäste bequem per Outlook oder durch den Employee Self-Service einladen. Die Einladung enthält alle wichtigen Informationen – von der Anfahrtsbeschreibung bis zum QR-Code für den Besucherausweis.

• Automatisierte Terminvereinbarung: Mitarbeiter können die Besuchsdaten einfach und schnell vorab erfassen.
• Individuelle Kommunikation: Jeder Gast wird in der richtigen Sprache angesprochen und erhält alle relevanten Informationen für den Besuch.
• Effiziente Parkplatznutzung: Der QR-Code für den Besucherausweis enthält auch Informationen zur Nutzung des Parkplatzes.

Anmeldung und Erfassung von Gästen

Besucher können auf unterschiedliche Weise angemeldet werden – sowohl vorab als auch spontan:

• Voranmeldung: Gäste, die vorab angemeldet sind, können sich mit einem QR-Code oder PIN am Empfang schnell identifizieren.
• Spontane Anmeldung: Besucher, die ohne Voranmeldung erscheinen, können sich über die Selbstanmeldung am Kiosk oder Tablet anmelden und eine erforderliche Sicherheitsunterweisung durchführen.

Zuverlässige Besucherdokumentation

Das digitale Besuchermanagement trägt nicht nur zur Effizienz bei, sondern auch zur Erhöhung der Sicherheit in Ihrem Unternehmen. Durch die lückenlose Dokumentation können Sie jederzeit nachvollziehen, wer sich zu welchem Zeitpunkt in Ihrem Unternehmen aufgehalten hat. Besonders in Notfällen oder Evakuierungsmaßnahmen ist diese Funktion von enormer Bedeutung.

• Identitätsprüfung: Der ID-Check ermöglicht die Prüfung von amtlichen Dokumenten, um sicherzustellen, dass alle Besucher korrekt identifiziert werden.

• Sperrlisten und Sanktionslisten: Verhindern Sie unerwünschte Besucher, indem Sie Identitäten mit internationalen Listen abgleichen.

Datenschutz und DSGVO-Konformität

Der Schutz personenbezogener Daten hat höchste Priorität. Das digitale Besuchermanagement von Interflex gewährleistet die DSGVO-konforme Speicherung und Verwaltung aller Besucherdaten. Durch die Nutzung eines umfangreichen Rollen- und Berechtigungskonzepts wird der Zugang zu sensiblen Daten streng kontrolliert.

• Sichere Datenspeicherung: Alle Besucherdaten werden sicher gespeichert und vor unbefugtem Zugriff geschützt.

• Einhaltung gesetzlicher Vorgaben: Der digitale Prozess stellt sicher, dass alle rechtlichen Anforderungen wie die Aufbewahrungspflichten eingehalten werden.

Fazit

Mit der digitalen Lösung von Interflex optimieren Sie Ihr Besuchermanagement. Sie steigern den Komfort für Ihre Gäste, entlasten Ihr Empfangspersonal und erhöhen gleichzeitig die Sicherheit und Datenschutzstandards in Ihrem Unternehmen. Nutzen Sie die modulare, flexible Lösung, die für Unternehmen jeder Größe geeignet ist, und profitieren Sie von einer einfachen, zuverlässigen Verwaltung Ihrer Besucherdaten.