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Learn more nowVisitor Management ∙ Time Management ∙ SoftwareIF-6040 Visitor Management
Modern Visitor Management: More Than Just a Friendly Welcome: A modern visitor management system is much more than a warm reception – it’s a key component of security, efficiency, and making a strong first impression. With digital processes, your visitors are welcomed professionally and swiftly – without long wait times, cumbersome paper forms, or delays in issuing visitor badges. From the very first moment, your guests experience a pleasant and welcoming atmosphere.
Visitor Management:
Your Modular Solution for a Digital Reception
With the IF-6040 system, you can digitize the entire visitor process: from invitations and safety briefings to check-out, ensuring a smooth and well-structured experience at all times – flexible, secure, and compliant with data protection regulations (GDPR). Whether it’s pre-registration with automated email invitations, self-check-in at a kiosk or tablet in the lobby, or mobile registration on the go – IF-6040 Visitor Management adapts seamlessly to your needs. This significantly reduces the workload for your front desk staff, decentralizes processes, and enables a professional reception even in unattended areas or during peak visitor times.
Zentrale Funktionen und Module
Unsere modulare Lösung passt sich flexibel an Ihre Prozesse an – für ein Besuchermanagement, das genau Ihren Anforderungen entspricht. Profitieren Sie von zahlreichen Funktionen:
- Besucher einladen und voranmelden
Mit dem Modul „Einladung“ erstellen Sie Besuchereinladungen ganz einfach online und erfassen alle relevanten Besucherdaten bequem über den Employee Self-Service. Ihre Gäste sind damit im Voraus angemeldet und erhalten alle wichtigen Informationen direkt per E-Mail – inklusive QR-Code (optional als Wallet-Pass) oder PIN für eine schnelle Anmeldung vor Ort. Alternativ kann die Voranmeldung auch direkt aus dem E-Mail-Postfach über ein Outlook-Add-in genutzt werden, also ganz ohne Applikationswechsel. Das vereinfacht Ihre Organisation von Besuchen – nahtlos integriert und ohne zusätzlichen Aufwand. - Digitale Sicherheitsunterweisung
stellen Sie sicher, dass Besucher vorschriftsmässig unterwiesen werden – flexibel mobil vorab oder direkt vor Ort. IF-6040 unterstützt multimediale Inhalte und dokumentiert die Kenntnisnahme oder Testergebnisse zuverlässig – ein wichtiger Beitrag zur Einhaltung Ihrer Compliance-Vorgaben. Gleichzeitig entlasten Sie Ihr Empfangspersonal, reduzieren den Aufwand vor Ort und steigern die Effizienz im gesamten Besuchsprozess. - Anmeldung am Empfang
Das Modul „Empfang“ vereinfacht die Anmeldung von Besuchern – ganz gleich, ob diese vorangemeldet oder spontan eintreffen: alle Besucherdaten lassen sich schnell und unkompliziert erfassen. Wichtige Informationen wie Anmeldestatus und Unterweisungen sind übersichtlich dargestellt und erleichtern die Vorbereitung und Ausgabe von Passierscheinen und Besucherausweisen. Für zusätzliche Sicherheit sorgt das optionale Modul „ID-Check“, das Reisedokumente zuverlässig prüft und eine eindeutige Identifikation ermöglicht – für Ihren professionellen und sicheren Empfangsprozess. - Selbstanmeldung:
Über Kiosksysteme oder Tablets melden sich Besucher schnell und intuitiv selbst an. Mit dem Modul „Selbstanmeldung Basic“ können vorangemeldete und spontane Gäste ihre Daten direkt im Empfangsbereich vervollständigen und versäumte Sicherheitsunterweisungen nachholen. Ist der Empfang nicht besetzt, übernimmt das Modul „Selbstanmeldung Pro“ die vollständige An- und Abmeldung – direkt am Kiosk. Beide Varianten reduzieren Wartezeiten deutlich und entlasten Ihr Empfangspersonal, besonders bei hohem Besucheraufkommen. - Evakuierungsmanagement:
Im Notfall zählt jede Sekunde – das System IF-6040 unterstützt Sie mit einer stets aktuellen Übersicht aller anwesenden Personen in den zu evakuierenden Zonen. Das Erweiterungsmodul „Evakuierungsmanagement“ liefert in Echtzeit präzise Informationen darüber, wer sich wo aufhält – ob bei einem Ernstfall oder einer Übung. So lassen sich Evakuierungen gezielt koordinieren, Suchzeiten minimieren und wertvolle Zeit gewinnen. Das erhöht die Sicherheit für Mitarbeitende, Besucher und Dienstleister – und kann im Ernstfall Leben retten.
Ihre Vorteile
- Professioneller Empfang: Besucher geniessen einen strukturierten Ablauf – ohne lange Wartezeiten und Papierunterlagen.
- Mehr Sicherheit auf dem Gelände/im Unternehmen: Jeder Besuch wird protokolliert und ist jederzeit nachvollziehbar.
- Effiziente Registrierung: Automatisierte Prozesse entlasten Mitarbeitende im Empfangs- oder Pfortendienst und Verwaltung spürbar.
- Rechtssichere Dokumentation: Digitale Bestätigungen für Sicherheitsunterweisungen entsprechen Compliance-Anforderungen.
- Individuelle Lösung: Eine Auswahl verschiedener Module ermöglichen ein passgenaues Besuchermanagement für Ihre individuellen Anforderungen.
Ob Mittelstand oder Grosskonzern, ein zentraler Standort oder verteilte Niederlassungen – IF-6040 Besuchermanagement-Software lässt sich flexibel an Ihre individuellen Anforderungen anpassen. Vor allem ist die Lösung ideal geeignet für Unternehmen mit hohen Sicherheitsanforderungen und Compliance-Regeln in unterschiedlichsten Branchen und Industrie, Verwaltung oder kritischen Infrastrukturen (KRITIS).
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